De uma maneira geral, os projectos que utilizam o módulo Newsletter, optam por colocar no website um campo que permite aos utilizadores subscrever a newsletter, colocando simplesmente o seu email.

No entanto, para além desta opção, existe ainda a possibilidade de inserir emails na lista de inscritos manualmente. Em Newsletter > Bulk Insert, podem então ser adicionados emails à lista. Deve definir o que pretende fazer : Inserir (ou Remover) endereços de correio electrónico, na lista de inscritos. Escolhendo inserir, basta então indicar os endereços, um por linha, no campo designado para o efeito . Quando terminadas as alterações desejadas, basta gravar.

Pode ainda ser importado um ficheiro Excel (.xlsx) com um email em cada linha, sendo que as colunas devem seguir a ordem Email, Nome, Telefone e Profissão.

É imperativo ter em atenção que, de acordo com a lei portuguesa - e europeia - não é permitido enviar emails publicitários/comerciais a pessoas que não tenham solicitado a recepção desses conteúdos, sob pena de coima. Para mais informação consulte o artigo relativo à Legislação do Comércio Electrónico, no Manual Técnico da Plako.

São apresentados os emails  inscritos, acompanhados do Nome , Data de Inserção/Subscrição  e qual o estado  – Novo (se ainda não recebeu nenhuma newsletter), Utilizado, Cancelado ou Retornado Válido (por exemplo quando não recebeu a última newsletter porque a caixa de correio estava cheia).

Tal como na generalidade das listagens expandidas, é possível visualizar o número de registos e navegar entre páginas , bem como efectuar pesquisas simples .

Para criar, editar ou remover newsletters é necessário aceder a Newsletter > Newsletter, onde é apresentada uma listagem das newsletters criadas no passado.

Na listagem é apresentado o nome escolhido (internamente) para a Newsletter , a data  de criação e ainda o estado  em que se encontra – Construção, Em envio, Cancelado ou Concluída. À semelhança de outras listagens, é possível efectuar uma pesquisa simples e consultar o número de registos.

Utilizando o menu de contexto (clique com o botão do lado direito do rato) surgem as opções Remover Registo e Novo Artigo. Para criar uma newsletter basta então escolher Novo Artigo.

Primeiro é necessário preencher a secção Parâmetros , onde surgem preenchidos automaticamente os campos Emissor (Nome) e Emissor (Email)  – de acordo com o definido em Newsletter > Configuração. Preenche-se depois o Nome (Interno) - a designação pretendida que depois surge na listagem – bem como o Assunto  (que surgirá como assunto do email onde segue a newsletter), a Data  (geralmente a data em que a newsletter vai ser enviada) e a Edição  (habitualmente um código como 001). Logo que estes dados sejam gravados, é possível avançar para a secção Conteúdo .

Existem duas possibilidades de geração de newsletters: através do Editor Avançado ou a geração automática a partir de uma template. Estas vão influenciar a maneira como os conteúdos são introduzidos na secção Conteúdo e como são visualizados pelos receptores da mensagem.

Na secção Conteúdo  é apresentada uma listagem lateral  com os conteúdos já inseridos na newsletter. Utilizando o menu de contexto nesta listagem  é possível Remover Registo existente ou acrescentar um Novo Artigo. Aqui podem também ordenar-se os registos, utilizando para isso as setas de ordenação presentes.

Existem duas opções para inserção de conteúdos através deste sistema. Quando seleccionada – através do menu de contexto como referido anteriormente – a opção Novo Artigo, surge uma janela semelhante à apresentada acima, onde o utilizador poderá escolher a Opção  – Registo em Branco ou A partir de um registo existente. Se escolher a última, poderá seleccionar o tipo  de informação – por exemplo Notícias – e finalmente qual a notícia  que pretende adicionar à newsletter, seleccionando depois o botão Adicionar .

Se escolher a opção Registo em branco, surge uma janela semelhante à da imagem, onde deve ser indicado o título do artigo  e a data . O texto pode ser escrito com a ajuda de um editor avançado  e podem ainda ser adicionadas imagens . Depois de Gravar , o artigo é adicionado à listagem  de artigos da newsletter.

Neste caso a opção pré-visualizar será um pouco diferente da existente na geração de newsletters através do editor avançado:

Aqui é possível confirmar o assunto e o emissor , definidos nos Parâmetros da newsletter, que serão visualizados pelos receptores. No entanto, não são apenas visualizados os conteúdos introduzidos, mas sim a newsletter como um todo , isto é, com uma template (previamente definida) já aplicado e onde se “encaixam” os artigos inseridos na secção Conteúdo. Mais uma vez é possível ver a versão HTML  ou Texto .